时间管理 —— GTD

　　距离上一篇科技博文，居然已经过去了一周，回顾这周的写作过程，不禁感叹了句，漫长而曲折。最先这篇博文的目的是为了介绍一款iphone的待办提醒软件Todo的，而这款Todo在我的使用经验中仅仅是作为一个了解和备用，因为我自己主要用的是乐顺备忘录，介绍Todo仅仅是作为餐前甜点而为了承接下来的乐顺大餐。

 

　　然后，为了更好的表达我的想法，我就截下我的软件使用屏幕，而在写作过程中，由于有系统的思考过程，我突然觉得用这个工具来演绎GTD很适合，于是，我又将笔墨拓展开来，加入了时间管理的内容，当然原来写的纯介绍Todo的内容也就改掉重写了。

 

　　这一周中，为了将GTD通过Todo以一种比较合适的方式表现出来，我反复做了试验，现在记录下来的是比较清晰的思路。而在整理的过程中，我也针对时间管理和GTD作了个系统的梳理。再次感觉，动笔记录下自己的思路是一个反复总结的过程，也是一个自己提高的过程，今后我依旧要坚持。

 

　　科技的东西，用理工科的思维来理解和阐述比较合适。关于GTD，也许有的朋友比较陌生，我先举例，然后建模，之后用理论表述，接着分解理论、模型，最后再用Todo作为另外一个例子结束。 

 

先看一个熟悉的例子——偷菜

 

　　首先我们用文字来描述最近互联网上的一个被极多人重复的步骤如下：

 

1， 手指头在鼠标上轻轻一按，一颗水灵灵的大白菜偷到手

2， 卖掉偷来的菜和自己种植收获的菜，可以获得金币和经验，最后导致等级上升

3， 有了金币可以起房子，盖狗窝，获得心理满足和成就感

 

　　尝试用理论来概括这个过程如下：

 

1.   如果将盖房子获得心理满足当作是一个项目，

2.   那么就可以分解成若干任务：积累金币、增加经验以及提升等级

3.   为了完成这些任务，最简单的就是执行两个行动：种菜、偷菜

4.   而为了更有效率地完成这些任务，有些聪明的偷菜成瘾的达人就制定了偷菜日程表，用EXCEL工具排出什么时间偷什么农民种植的菜，并且设定了闹钟提醒，并辅助自己严格执行

5.   严格执行的结果：他们会在相同的时间内，收获更多的菜，得到更多的金钱、经验和等级，从而更快的买到房子，他们的心理满足感比较强烈

 

　　啊！—— 分析到这里，这个，偷菜，居然是 GTD 的典型案例！！！

 

　　让我们再用一个简单的图解将上述偷菜过程 GTD 化：

 

Collect 收集
将计划要偷或可能可以偷的菜，都记录在EXCEL偷菜日程表（Inbox 收件箱）。

↓ 

Process 整理 
分析任务属于哪种情况：
（1）2分钟内可以偷的立即去偷；（2）是否需要更换另一账号去偷；

（3）需要另外的时间按计划去偷。
↓ 

Organize 组织
给偷菜任务添加主偷帐号如开心网，Facebook（context上下文）、好友群组（tag标签）、大白菜成熟时间（due
date到期时间）、一些注释备注（note笔记）；
↓ 

Review 回顾检视
检视所有的新增猎物清单和等待完成的事情，

确保每一件新增的必偷之菜都有相应的时间计划与之对应；
回顾所有已完成的任务、项目，总结经验，以斟因果得失。
↓ 

Do 执行
按照偷菜日程表，严格执行偷菜。

 

　　有了GTD，偷菜的人不必用大脑记忆许多的帐号和白菜成熟时间，只需要保留手上的一张日程表，随时检视，或者于闹钟提醒时检视，就可以在设定的场合，如开心网或者Facebook等，批量的进行偷菜。

 

　　这个偷菜过程，就是我所理解的 GTD 的精髓了。

 

什么是GTD？

 

　　GTD，英文全称Getting
Thing Done（把每件事做完），是由著名时间管理人戴维·艾伦(David
Allen)在《 Getting
Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》(中文书名为《尽管去做-无压工作的艺术》中提出的一套非常行之有效的管理方法，它通过收集——整理——组织——回顾——执行等五个步骤来管理自己的时间。关于这本书在文章后面的附注有介绍。

 

GTD 的理念

 

　　DavidAllen认为，压力不是来自任务本身，而是任务在大脑里的混沌塞积，造成心理的焦虑和抵触。当你总是有些事萦绕在心头，悬而未决的时候，你要么就是会不时地想起它而影响现在的工作，要么就是会忘记了去做。

 

　　佛经有云：心无挂碍，故无有恐怖。远离颠倒梦想，是故涅磐。清空你大脑的内存，你就不会感觉到压力。通常一件事情在你脑袋里所占的空间大小和你现实中已经完成多少成反比。把所有要做的事情分门别类，另外存放在一个逻辑性强而又可靠的系统中去。大脑是用来思考的，不是用来记事的。我们的大脑每天耗费太多时间提醒我们该做又没做的事情，应该把大脑从这种思维中解放出来。

 

　　我们要做的，就是逐一清点大脑里的这些事务，将所有未尽事宜通通捕获并收集在大脑之外的文件系统中，比如实实在在的工具篮、纸质记事簿、电子记事簿和邮箱等。 我的理解，就是大脑不是用来记忆的，而是用来思考行动的。

 

　　GTD的理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能够心无挂念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。DavidAllen还提出一个“二分钟法则”：如果任何一件可以在二分钟内完成的事情，那么就必须得现在马上完成。

 

GTD 的内容

 

(一)在GTD整个方法体系里面，有几个名字是需要首先知道的：

 

　　1.  Stuff：杂事，所有需要关注的事情，但是希望达成一个什么样的结果以及如何完成还没有被确定，所以这些东西还只是“毛坯”信息。

当我们能把该做的/想做的每件事、想到的点子、答应他人的承诺…都写下来，这个动作越彻底，越没有遗漏，越会强化整个GTD系统，同时也让我们对这个系统越来越产生依赖感。

　　比如，

买洗衣粉是杂事，

周末去叫水坑吃农家菜也是杂事，

买500G的移动硬盘也是杂事

买自行车也是杂事

 

　　GTD 就是要将这些杂事，用工具记下来。这个记忆的工具，可以是本子，PDA，便利贴等。

 

　　2.  Project：项目，是已经定义清楚目标，并且需要完成一步任务的事务。很明显Project是从Staff阶段整理而来的。David在书里面几次强调Project并不单单指我们的工作和事业，也指我们生活中的所有事务。

　　比如，

周末去叫水坑吃农家菜就可以作为一个项目，

可以分解为几个任务：

确定出游的人数和清单，

组织车辆，

电话联系农家主人预约时间和菜式，

确定出游的线路，

确定GPS导航仪，相机等设备等。

 

　　3.  Context: 场合，就是我们可以处理某种待办事项的场景，象超市、电脑、电话联络、银行都是属于场景，利用场景可以将某些事项集中在一起批处理以增加效率。像上面提到的便利贴是一种很方便的记事工具，但是它最大的缺点就是，当事情多的时候，你最后会被淹没在便利贴海中，因为便利贴没有场合检视的功能。

 　　比如：

洗衣粉和自行车需要倒超市购买

移动硬盘需要上网络商店下单

和农家主人预约需要打电话联络

 

　　我们稍微改良便利贴，做一个按照场合分类的本子，象“电话联络”，“亲自处理”，“电脑前”…等，当写好便利贴，可以贴到本子的相应页面，这样会比原来方便。

 

　　因此具备场合检视的功能是inbox进化到行动清单的最重要的核心力量，将inbox按照场合进行调整可以提高更多的效率。以前我的邮箱的inbox是按照传统的“公司同事 ”、“同学”、“个人信件”、“转寄笑话”“2009年”“2010年”…等的分类方式，慢慢的积累的许多的未读信件，查找效率也低下；这个在试行按照场合导向的分类方式“待处理”“待回复”“存档”…等进行归类后，有明显改善，现在正在继续试用中。顺便说一句，google的邮箱gmail就于近年推出了“标签”功能，这个就是最好的“场合标签”，各位可以试用。

  

(二)Dvaid认为一个好的时间管理体系应该具备三个最基本的要求：

 

　　1.  所有需要处理的事务并不能仅仅依靠头脑来保存，因为头脑是不可靠的，需要一个可靠的体系来搜集他们（Staff)。

 

　　2.  对于任何Project，接下来需要具来体完成哪些任务(Task)达成最终目标，并需得到清晰的定义。

 

　　3.  如果所有要完成的任务(Task)都已经清楚了，那么最终需要一个会被定期回顾的提醒系统。 

 

GTD 的五个步骤

 

　　GTD的五个步骤为：收集、分析、组织、回顾和执行，其处理过程可以通过下面的流程图了解。

 

Collect 收集
将我们需要做的和想做的事情，都记录在Inbox 收件箱/工作篮。
↓ 

Process 整理 
分析任务属于哪种情况：
（1）2分钟可以完成的立即去做；（2）是否需要联系某人去做；

（3）需要指定时间，详细计划去完成。
↓ 

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